Zo, de eerste vakantieperiode van het jaar zit er weer op. Hopelijk zijn al uw medewerkers heelhuids van wintersport teruggekeerd. En, net zo belangrijk, hopelijk heeft u uw verlofadministratie op orde. Want met een goede verlofadministratie voorkomt u discussies en onnodige kosten op het moment dat medewerkers uit dienst gaan.

Een verlofadministratie is verplicht

Bij het einde van zijn of haar arbeidsovereenkomst heeft een werknemer recht op uitbetaling van het saldo van niet opgenomen vakantiedagen. Dit is bepaald in artikel 7:641 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek (BW).

In het tweede lid van datzelfde artikel staat:

“De werkgever is verplicht aan de werknemer een verklaring uit te reiken waaruit blijkt over welk tijdvak de werknemer bij het einde van de arbeidsovereenkomst nog aanspraak op vakantie heeft.”

In de rechtspraak is bepaald dat uit dit artikel volgt dat de werkgever verplicht is om een deugdelijke administratie bij te houden van opgebouwde en opgenomen vakantiedagen. Als een werknemer bij uitdiensttreding claimt nog recht te hebben uitbetaling van vakantiedagen en de werkgever is het daar niet mee eens, dan is het aan de werkgever om deze claim gemotiveerd en met stukken onderbouwd te weerspreken.

Kan de werkgever dat niet? Dan zal de vakantiedagenclaim van de werknemer in principe worden toegewezen. Zorg er dus voor dat u uw verlofadministratie goed op orde heeft en houdt, ook als een werknemer ziek is of vrijgesteld van werk. Anders loopt u een flink financieel risico.

Tips om verlofstuwmeren te voorkomen

Wellicht heeft u uw verlofadministratie wel goed op orde, maar blijkt daaruit dat sommige van uw medewerkers flinke verlofstuwmeren hebben opgebouwd? Ook dan loopt u een financieel risico. Daarnaast vormen verlofstuwmeren een risico voor uw bezetting. Als deze medewerkers besluiten hun verlof op te nemen mag u dat namelijk alleen weigeren als dat grote problemen oplevert voor de bedrijfsvoering. Dat wordt niet zo snel aangenomen.

Wat kunt u doen om verlofstuwmeren te voorkomen?

  • Iedere werknemer heeft vakantie nodig. Om uit te rusten, nieuwe inspiratie op te doen en weer op te laden. Als goed werkgever heeft u dus de verantwoordelijkheid om uw medewerkers te stimuleren om verlof opnemen. Ga desnoods elk kwartaal met notoire doorwerkers om tafel om vrije dagen of weken in te plannen.
  • Help dat niet? Wijs uw medewerkers dan eens op de wettelijke verval- en verjaringstermijnen. Wettelijke vakantiedagen vervallen namelijk, uitzonderingen daargelaten, na zes maanden na afloop van het kalenderjaar waarin zij zijn opgebouwd. Wettelijke vakantiedagen uit 2017 vervallen dus op 1 juli 2018.
  • Bovenwettelijke vakantiedagen vervallen na vijf jaar.
  • Blijven de bovenwettelijke dagen een te groot stuwmeer vormen? Dan kunt u met uw werknemers afspreken dat u deze dagen (periodiek) uitbetaalt.
  • U kunt daarnaast in de arbeidsovereenkomst afspraken maken over verplichte vrije dagen. Bijvoorbeeld bij een bedrijfssluiting de dag na Hemelvaartsdag of tussen Kerst en Oud & Nieuw.

Tot slot

Heeft u vragen over uw verlofadministratie? Over de verlofrechten van uw medewerkers? Of wilt u (nieuwe) schriftelijke bepalingen over verlof of de maximale verlofduur in de arbeidsovereenkomst of het handboek arbeidsvoorwaarden opnemen? Neem dan gerust contact op met de arbeidsrechtspecialisten van Oprecht Advocaten.