Rechtspersonen moeten hun jaarrekening tijdig deponeren bij de Kamer van Koophandel. Maar wat zijn eigenlijk de gevolgen als die niet, of niet op tijd gebeurt? En bestaan die gevolgen eigenlijk alleen op papier? Oprecht Advocaten legt uit.

Wat is de deponeringsplicht?

De deponeringsplicht is de wettelijke verplichting om ieder boekjaar een jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel.

Wanneer geldt de deponeringsplicht?

De deponeringsplicht geldt voor:

  • bv’s
  • nv’s
  • coöperaties
  • onderlinge waarborgmaatschappijen
  • vof’s en cv’s waarvan alle beherende vennoten buitenlandse kapitaalvennootschappen zijn
  • verenigingen en stichtingen die in twee opeenvolgende boekjaren minimaal € 6 miljoen per jaar omzetten
  • buitenlandse rechtspersonen met vestigingen in Nederland die in het land van herkomst ook een jaarrekening moeten publiceren
  • ondernemingen die onder de Wet Formeel buitenlandse vennootschappen vallen
  • organisaties in sommige specifieke branches, zoals pensioenfondsen en woningcorporaties

Dochterondernemingen waarvan de moedermaatschappij zich aansprakelijk stelt voor de schulden van het dochterbedrijf (met een zogenaamde 403-verklaring) en zelf een geconsolideerde jaarrekening deponeert, zijn uitgezonderd van de deponeringsplicht. Daarnaast zijn er nog enkele specifieke uitzonderingen. De ondernemingsrechtspecialisten van Oprecht vertellen u graag welke dat zijn.

Wettelijke vereisten en termijnen deponeringsplicht

Aan de deponeringsverplichting zijn wettelijke vereisten en wettelijke termijnen verbonden. De specifieke termijnen verschillen per soort rechtspersoon. Voor bv’s gelden de hiernavolgende regels.

Het bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening. Dit moet binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar gebeuren. Deze termijn kan eenmaal met vijf maanden worden verlengd. Daarvoor is wel een geldig aandeelhoudersbesluit nodig.

Vervolgens moet de algemene vergadering van aandeelhouders (ava) de jaarrekening binnen twee maanden vaststellen. Hiervan moet een aandeelhoudersbesluit worden opgemaakt.

Daarna moet de jaarrekening openbaar worden gemaakt door hem bij de Kamer van Koophandel te deponeren. Dit moet uiterlijk acht dagen na het vaststellen van de jaarrekening, maar niet later dan 12 maanden na afloop van het boekjaar, gebeuren.

Zijn alle aandeelhouders ook bestuurder of commissaris? Dan leidt ondertekening van de jaarrekening direct tot vaststelling. In dat geval vervallen de twee maanden tijd voor vaststelling en mag de jaarrekening niet later dan 10 maanden en 8 dagen na afloop van het boekjaar worden gedeponeerd.

Het is wettelijk niet mogelijk om uitstel te krijgen voor het deponeren van de jaarrekening.

Gevolgen niet naleven deponeringsplicht

Er zijn vrij veel vennootschappen die niet (op tijd) deponeren. Soms is dit bewust, bijvoorbeeld uit concurrentieoverwegingen. Soms vergeten ze het gewoonweg.

Het niet op tijd deponeren van de jaarrekening is in principe strafbaar als economisch delict. Als de Belastingdienst er een proces-verbaal van opmaakt kan het Openbaar Ministerie een geldboete opleggen, of de zaak voorleggen aan de rechter. In de praktijk gebeurt dit echter maar heel weinig. Als de zaak al voor de rechter komt zijn de boetes in de meeste gevallen ook niet hoog. In die zin is de deponeringsplicht een beetje een dode letter.

Er zijn echter ook nog mogelijke andere gevolgen van het niet naleven van de deponeringsplicht. Als de vennootschap failliet gaat controleert de curator namelijk altijd of aan de eisen en wettelijke termijnen van de deponeringsplicht is voldaan. Is dat niet het geval? Dan kan de curator de bestuurder(s) persoonlijk aansprakelijk stellen voor de tekorten in de boedel. Het is dan aan de bestuurder(s) om aan te tonen dat het niet of niet juist deponeren niet de oorzaak van het faillissement is.

Conclusie

Hoewel de risico’s op een strafrechtelijke veroordeling bij het niet (tijdig) deponeren van de jaarrekening klein zijn, zijn de risico’s op bestuurdersaanprakelijkheid bij een faillissement reëel. Dit risico is eenvoudig te voorkomen door op tijd te deponeren. Kunt u daar advies over en/of hulp bij gebruiken? Neem dan gerust contact op met de ondernemingsrechtpecialisten van Oprecht Advocaten.